新社会人必見!マルチタスクは作業効率がめちゃくちゃ悪いという真実



みなさんこんにちは。

今回は、マルチタスクが実はとても効率が悪いということをお伝えしたいと思います。
なぜマルチタスクは効率が悪いのかを把握し、実際の業務での作業効率改善を目指しましょう!

※文章中に出てくる「タスク」や「作業」という言葉は同義語です。「タスク=作業」という認識で読み進めていただければ大丈夫です。

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マルチタスクとは

そもそもマルチタスクって何?と思われた方がいると思いますので説明いたします。

マルチタスクとは2つ以上の作業を並行して行うことです。
例えば以下のようなものがあります

・複数の仕事を並行に処理していく
・メールの返信をしながら仕事をおこなう
・Youtubeをみながら仕事や勉強をする

ようは、何かをしながらまた別の何かを並行で行っているという状況のことをマルチタスクといいます。思考を必要とする作業を並行しているともいえます。
同時に作業をこなしていると思われがちですが、脳はひとつのことしか処理できず、脳内ではそれぞれの作業領域を高速で切り替えているだけなのです。

そしてマルチタスクを行う人をマルチタスカ―といいます。
※ちなみに反対語はシングルタスカ―です。みなさんはシングルタスカ―を目指しましょう

これらのことを踏まえて読み進めていきましょう。

マルチタスクが及ぼす悪影響

マルチタスクは集中力が低下し、生産性が低くなってしまうという欠点があります。
脳はひとつのことしか処理することができないため、複数のタスクを並行して行ってしまうと、脳内の作業領域を高速で切り替えなければいけなくなります。そうすると無駄にエネルギーを消耗してしまい、結果として集中力や生産性が低下してしまうのです。脳がエネルギーを使わなくていいところに使ってしまい、大事な時にエネルギー不足で動けなくなるというようなイメージです。

そして集中力・生産性が低下すると以下2つの弊害も発生します。

①自分の思考に邪魔される
②外部の環境に邪魔される

ひとつずつみていきましょう。

①自分の思考に邪魔される とはどういうことか?
一時的に記憶しておかなければいけないことが増加し、脳がパニックを起こしてしまうということです。

例えば、会社で仕事をしている風景を想像してみましょう。
今日中に終わらせなければいけないタスクがあり、さらに1時間後の会議用の資料も作らなくてはいけない、そして上司から来たメールに返信しなくてはいけない。
タスクとしては

・今日が期限のタスク
・1時間後の会議資料作成
・メールの返信

となります。

まだ仕事に慣れていない新人の場合、これら3つのタスクを同時並行して行ってしまうことがあります。

「とりあえず資料の半分だけ終わらせてメールを返信しよう」と思ってしまったらオワリです。そうなると脳内で互いのタスクが干渉しあい、集中力、生産性が低下します。脳はひとつの作業しか行うことができないので、高速で複数のタスクを処理しようとしてオーバーフロー(パンク)状態になってしまうのです。この場合、タスクの優先順位をしっかりと決めて、ひとつひとつを集中して終わらせていくことが大事になります。

では②外部の環境に邪魔される とはどういうことか?
それは、人の話し声や電話のコール音等の自分以外の要因に気を取られやすくなってしまうということです。
集中力がなくなってくると、急に周りのことが気になってくるなんてことを経験したことはないでしょうか?マルチタスクを行っているとそういうことに陥りやすくなるのです。

こうなってしまったらもう作業に集中することができなくなっています。脳が疲れてしまっているので集中するためのエネルギーを捻出できないからです。

マルチタスク改善

マルチタスクを改善するために重要なことはひとつひとつのタスクに集中して取り組むということです。絶対に同時進行でタスクを進めてはいけません!

そうはいっても仕事量は減らないし、難しいよ・・・

そう思うことは自然だと思います。なので具体的にどうしていくべきかを下記の3つを紹介します。

①タスクの優先順位をつけるべし!
②付箋やメモ帳、アプリを活用すべし!
③嫌な作業こそ最速で終わらせるべし!

①タスクの優先順位をつけるべし!
複数のタスクを抱えてしまったら必ず優先度をつけ、優先度の高いタスクから集中して終わらせていくことが大事です。脳はひとつのことにしか集中できないのでこの方法が作業効率を上げる唯一の方法といってもいいでしょう。

最初のうちはタスクの優先度がわからないと思います。その場合は上司に聞いてみるのが一番早いです。もちろん自分である程度の優先度を考えてから聞きにいきましょう。自分で考えなければ一生タスクに優先度がつけられないですからね。

②付箋やメモ帳、アプリを活用すべし!
やらなくてはいけないタスクを洗い出したら、付箋やメモ帳、アプリを使って記録しておきます。なぜ記録をしなくてはいけないのか、それは脳内から無駄な記憶を排除するということと、次にとる行動を明確にし、集中力を途切れさせないということが大事だからです。

例えば、朝会社についたら、今日やることを洗い出します。そして付箋一枚に対してひとつのタスクを書き、ペタペタと空いているスペースに貼っていき、そのタスクが終わったらはがして捨ててしまう。というような使い方ができます。こうすることでタスクの整理や、達成感を味わうこともできるのでちょっと仕事が楽しくなりますよ。

③嫌な作業こそ最速で終わらせるべし!
もし嫌な作業をやらなくてはいけないとなったとき、絶対に後回しにしてはいけません。嫌な作業は、普通の作業と違って残しておくだけで気が散ってしまい強制的にマルチタスクになってしまう可能性が高いからです。

嫌な作業を行う場合は、タスクを可能な限り細かく分割してから着手することが大事です。嫌な作業ほどしっかりと向き合い集中して終わらせてしまいます。次に何をするか明確にしておくことにより集中力が途切れず、素早く終わらせることができるでしょう。

新人のうちはある程度仕事の量も少なく、上司もおおめに見てくれる場合も多いので、今のうちにしっかりと集中力を高める技術を身につけておきましょう!

まとめ

ここまで読んでいただいた方はマルチタスクがいかに効率が悪いかを肌で感じたと思います。
その感覚を忘れないためにもマルチタスクとは何かを、下記に記載しておきます。

・生産性が低い
・集中力がなくなる
・外部からの刺激に影響を受けやすい
・脳がパニックを起こし情緒不安定になる

マルチタスクとはこういうものです。

尊敬する上司を見つけたいのであれば、1日の終わりに「今日どんな仕事を終わらせたんですか?」と聞いてみてください。
複数のタスクに手を付けて何も終わらない人もいれば、驚くほどの量のタスクを終わらせる人もいます。どちらの上司が尊敬に値するかはもうわかりますね。
ただし!会議やメールの返信ばかり行い、さも仕事をしましたよといわんばかりの上司は危険ですので気をつけましょう。

長くなってしまいましたが読んでいただきありがとうございます。
みなさんが社会で活躍することを祈っております。



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